De Belastingdienst ziet een ingebouwde GPS volgunit als een hulpmiddel voor een rittenregistratie. In samenwerking met de juiste software ondersteunt dit geautomatiseerd systeem de rittenregistratie. Het systeem legt nauwkeurig vast hoeveel kilometer met de auto is gereden. Elke afzonderlijke rit is terug te vinden in de schriftelijke rapportage die op deze vastlegging is gebaseerd. Ook als u gebruikmaakt van een GPS systeem, moet u voldoen aan de eisen van de rittenregistratie.

Een GPS systeem mag niet uitgeschakeld kunnen worden en u dient zelf aan te geven of het om een zakelijke rit of privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie is daarom een relatie met ander bewijsmateriaal (zoals agenda's) nodig.

De rittenregistratie moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

• Merk, type en kenteken van de auto
• De datum
• De begin- en eindstand van de kilometerteller
• Het vertrek- en aankomstadres. (Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, de aankomst- en vertrekadressen van zowel de heen- als de terugreis)
• De route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
• Of het een zakelijke of privérit betreft
• Distributie van privé versus zakelijk gereden aantal kilometers over de betreffende rapportageperiode

Uw werkgever en de Belastingdienst kunnen de juistheid van een rittenregistratie controleren aan de hand van bijvoorbeeld:

• Kantooragenda’s
• Werkbriefjes
• Garagenota’s
• Elektronische routeplanners

Het is daarom raadzaam deze informatie en de rittenregistratie tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen.